Avant d'entamer le travail de la cloture des comptes nous avons avancé sur quelques paramétrages ou process effectifs pour 2022.

Coté notes de frais

• Archivage des notes de frais jusqu'à 2020

Si vous voulez les retrouver, il faut cocher la case :

A partir de février, vos règlements à jour en face de vos notes de frais

A partir de février, les paramétrages seront faits pour qu'Elise fasse les virements directement depuis Louty. Vous aurez ainsi l'info en temps réel du règlement de vos notes de frais :

Coté Gescom

Il y aura des "avances" à gérer à la facturation lorsque votre client paie avant d'avoir la facture

Les règlements que nous recevons avant que vous ayez établi vos factures vont être saisis en "avance" sur votre client.
Lorsque vous établirez votre facture, la proposition d'affecter l'avance à votre facture sera affichée. En répondant oui, le solde à régler de la facture en tiendra compte.

En cas de difficulté, n'hésitez pas à contacter Elise.

Nous ne dévalidons plus les factures

Nous vérifions vos factures lorsqu’elles sont en statut VI (Validé et Imprimé). La plupart du temps, vous avez déjà envoyé la facture à votre client.

Lorsque nous trouvons un manque important sur votre facture (pas le bon article utilisé, pas les mentions obligatoires, etc…), nous avions pris l'habitude de les dévalider pour vous demander de corriger. Il arrivait que nous les dévalidions à votre demande pour changer une adresse ou rajouter une donnée.

La loi oblige à ce que la facture envoyée au client soit rigoureusement la même que celle que nous avons, et il arrive souvent que vous ne renvoyiez pas la facture corrigée à votre client.
Nous arrêtons donc de dévalider les factures. En cas de problème sur votre facture, vous devrez faire un avoir et une refacturation, et bien sûr envoyer les 2 à votre client si vous avez déjà envoyé la première.
Nous vous conseillons fortement d’imprimer vos factures pour relecture AVANT de VALIDER votre pièce, et d'avoir une vigilance extrême lorsque vous transmettez vos factures par Chorus.
N'hésitez pas à nous demander de les vérifier avant de les valider en cas de doute.

Pour rappel les mentions suivantes sont légalement obligatoires :

• La raison des avoirs doit figurer systématiquement dans l’avoir (et non le mémo de suivi)
• Indiquer dans vos factures : objet, date de fin de prestation (en plus de la date facture), lieu, numéro de bon de commande /engagement / marché…
SI cela vous intéresse, vous pouvez consultez la loi.

Nouvelle fiche client

Depuis quelques semaines, Louty propose une nouvelle fiche client. Cette fiche est beaucoup plus complète, et prépare d'autres évolutions à venir sur Louty à partir de 2023 : les relances automatiques, l'envoi automatique de la facture au client par mail (obligation à partir de 2025), etc…

En attendant, nous ne pouvons que vous conseiller de remplir soigneusement les informations…

Une évolution dans vos états de gestion disponibles

Certain.es l'auront sans doute remarqué… les états de gestion à votre disposition ont évolué.
Vous retrouvez bien sûr le tableau de bord et le Résultat d'activité qui sont les plus consultés.
Vous disposez aussi :
• Du grand livre des comptes, qui donne les écritures exhaustives de la comptabilité de votre activité
• Du résultat annuel, qui vous permet d'avoir les résultats cumulés et cote à cote de votre activité depuis 2010
• Et de la liste détaillée des ventes qui permet à ceux d'entre vous qui en ont besoin, de faire des analyses de gestion
Si vous n'avez pas le visuel ci-dessous, merci de le signaler à Maeva et on vérifiera notre paramétrage.

J'attire votre attention sur le petit cœur noir : en cliquant à cet endroit dans Louty vous pouvez mettre un état de gestion que vous consultez régulièrement en favori (il apparait alors sur la page d'accueil Louty, tout en haut à gauche).

Et enfin… en ce début d'année, envoyez-nous les justificatifs à jour qui vous concernent :

• Votre taxe foncière 2021 pour calculer votre quote part habitation 2022 si c'est votre cas
• L'attestation d'assurance véhicule qui mentionne que vous êtes assurés pour vos déplacements professionnels (et non la carte verte) lorsque vous avez des frais kilométriques
• Votre nouvelle carte grise si vous avez changé de véhicule
• Votre justificatif d'une autre ligne téléphonique personnelle lorsque vous déclarez une de vos lignes à 100% dans vos frais

Nous vous souhaitons à toutes et tous un bon démarrage et des coopérations fructueuses !