Avant d'entamer le travail de la cloture des comptes nous avons avancé sur quelques paramétrages ou process effectifs pour 2022.

Coté notes de frais

• Archivage des notes de frais jusqu'à 2020

Si vous voulez les retrouver, il faut cocher la case :

A partir de février, vos règlements à jour en face de vos notes de frais

A partir de février, les paramétrages seront faits pour qu'Elise fasse les virements directement depuis Louty. Vous aurez ainsi l'info en temps réel du règlement de vos notes de frais :

Coté Gescom

Il y aura des "avances" à gérer à la facturation lorsque votre client paie avant d'avoir la facture

Les règlements que nous recevons avant que vous ayez établi vos factures vont être saisis en "avance" sur votre client.
Lorsque vous établirez votre facture, la proposition d'affecter l'avance à votre facture sera affichée. En répondant oui, le solde à régler de la facture en tiendra compte.

En cas de difficulté, n'hésitez pas à contacter Elise.

Nous ne dévalidons plus les factures

Nous vérifions vos factures lorsqu’elles sont en statut VI (Validé et Imprimé). La plupart du temps, vous avez déjà envoyé la facture à votre client.

Lorsque nous trouvons un manque important sur votre facture (pas le bon article utilisé, pas les mentions obligatoires, etc…), nous avions pris l'habitude de les dévalider pour vous demander de corriger. Il arrivait que nous les dévalidions à votre demande pour changer une adresse ou rajouter une donnée.

La loi oblige à ce que la facture envoyée au client soit rigoureusement la même que celle que nous avons, et il arrive souvent que vous ne renvoyiez pas la facture corrigée à votre client.
Nous arrêtons donc de dévalider les factures. En cas de problème sur votre facture, vous devrez faire un avoir et une refacturation, et bien sûr envoyer les 2 à votre client si vous avez déjà envoyé la première.
Nous vous conseillons fortement d’imprimer vos factures pour relecture AVANT de VALIDER votre pièce, et d'avoir une vigilance extrême lorsque vous transmettez vos factures par Chorus.
N'hésitez pas à nous demander de les vérifier avant de les valider en cas de doute.

Pour rappel les mentions suivantes sont légalement obligatoires :

• La raison des avoirs doit figurer systématiquement dans l’avoir (et non le mémo de suivi)
• Indiquer dans vos factures : objet, date de fin de prestation (en plus de la date facture), lieu, numéro de bon de commande /engagement / marché…
SI cela vous intéresse, vous pouvez consultez la loi.

Nouvelle fiche client

Depuis quelques semaines, Louty propose une nouvelle fiche client. Cette fiche est beaucoup plus complète, et prépare d'autres évolutions à venir sur Louty à partir de 2023 : les relances automatiques, l'envoi automatique de la facture au client par mail (obligation à partir de 2025), etc…

En attendant, nous ne pouvons que vous conseiller de remplir soigneusement les informations…

Une évolution dans vos états de gestion disponibles

Certain.es l'auront sans doute remarqué… les états de gestion à votre disposition ont évolué.
Vous retrouvez bien sûr le tableau de bord et le Résultat d'activité qui sont les plus consultés.
Vous disposez aussi :
• Du grand livre des comptes, qui donne les écritures exhaustives de la comptabilité de votre activité
• Du résultat annuel, qui vous permet d'avoir les résultats cumulés et cote à cote de votre activité depuis 2010
• Et de la liste détaillée des ventes qui permet à ceux d'entre vous qui en ont besoin, de faire des analyses de gestion
Si vous n'avez pas le visuel ci-dessous, merci de le signaler à Maeva et on vérifiera notre paramétrage.

J'attire votre attention sur le petit cœur noir : en cliquant à cet endroit dans Louty vous pouvez mettre un état de gestion que vous consultez régulièrement en favori (il apparait alors sur la page d'accueil Louty, tout en haut à gauche).

Et enfin… en ce début d'année, envoyez-nous les justificatifs à jour qui vous concernent :

• Votre taxe foncière 2021 pour calculer votre quote part habitation 2022 si c'est votre cas
• L'attestation d'assurance véhicule qui mentionne que vous êtes assurés pour vos déplacements professionnels (et non la carte verte) lorsque vous avez des frais kilométriques
• Votre nouvelle carte grise si vous avez changé de véhicule
• Votre justificatif d'une autre ligne téléphonique personnelle lorsque vous déclarez une de vos lignes à 100% dans vos frais

Nous vous souhaitons à toutes et tous un bon démarrage et des coopérations fructueuses !

Les articles des notes de frais ont été revisités pour coller à vos usages et nous avons fait quelques simplifications.
Nous avons également revu des libellés de compte comptable pour faciliter la lecture de vos états de gestion.
Vous découvriez cela lors de vos prochaines connexions.

Certains types d'achat sont maintenant notés "NE PAS UTILISER".
>>> Envoyez rapidement toutes celles qui sont validées, Elise les modifiera avant intégration en comptabilité
>>> Si vous avez des notes de frais en brouillon B qui ont ce type de libellé, nous vous demandons de les changer avant de les valider : vous trouverez facilement dans la liste la catégorie qui correspond à votre dépense.

A compter de maintenant, vous êtes autonomes pour saisir les échanges internes avec les collègues ou les comptes projets et valider ceux qu'on vous adresse.

Pour savoir comment faire: télécharger la procédure. (mot de passe Coop-rm requis)

En compta, Sylvaine est en hot line du lundi au jeudi au 04 50 24 44 62, ou joignable par skype (s.chassagne), ou par courriel :

Il y a quelques semaines, le module des Échanges Internes sur Louty a été ouvert à tou.te.s afin de faciliter la facturation et intégrer les paiements différés des diverses coopérations et organisations internes. Pour faciliter sa prise en main, une fiche pratique (téléchargement d'un pdf, mot de passe requis) a été rédigée, et Sylvaine vous accompagne par téléphone.

Vous avez encore des questions sur son utilisation ? Nous vous proposons d’y répondre en direct : Jeudi 01/04/2021 de 11H30 à 12H30 en visioconférence (ouverture du lien de connexion) (ID de réunion : 819 7352 5644 / Code secret : 974584).
Questions/Réponses à la volée. Participation SANS réservation.

Comme les années précédentes, Oxalis prend en charge l'hébergement et les repas que vous avez réservés, ainsi que vos frais de déplacement à 50%.
Pour cela, et dans le but d'encourager la participation de tou.te.s quelque soit la distance du lieu de l'AG, une participation de 40€ est prélevée sur toutes les activités.

Faire une note de frais AG

Pour les frais de déplacement, votre note de frais AG :

• Est séparée de vos frais d'activité - Pensez à indiquer dans l'objet de la note : "séminaire AG" (on n'est pas devin :-))
• Est envoyée d'ici fin juillet (après ce sera pour votre activité à 100%)
• Si vous covoiturez, le conducteur porte tous les frais, et fait la note de frais.

Un tableau de calcul pour le covoiturage vous simplifiera la tâche. il est disponible sur le coop-rm (mot de passe requis). Joignez-le à votre note de frais afin que les frais soient bien répartis entre tous les passager·ères.

• Si vous covoiturez un membre de l'équipe, le déplacement sera pris en charge à 100%.
• Si vous covoiturez dans le véhicule d'un membre de l'équipe, vous n'avez rien à faire…

Bon retour de l'AG!

Une gestion plus fluide des devis, une préparation des factures sur tableur, et quelques évolutions à venir…

Les dernières mises à jour de Louty visent à vous simplifier la compta !
A chaque mise à jour, vous retrouvez les évolutions sur cette page. (liens disponibles après connexion à Louty)

Simplification des devis

Vous étiez nombreux à faire des retours sur l’absence de fluidité dans la gestion des devis, notamment due aux blocages de dates (de validité, d’acceptation). Une évolution est venue en mai corriger cela.

Voici notamment une réponse à un besoin fort :
Si vous avez déjà validé votre devis et que vous voulez le modifier, vous pouvez le faire : en le modifiant, cela le remet en Brouillon, et il faut alors le revalider.

Vous trouverez le détail du cheminement des devis ici.

Préparer vos factures sur tableur

Ce fut une des propositions plébiscitées par le sondage fait cet hiver (auquel ont répondu 10% des 6000 utilisateurs de Louty).
Vous pouvez dorénavant préparer vos factures sur tableur et les intégrer dans la Gescom.
Cela va être fort utile pour les activités qui ont des factures avec de nombreuses lignes récurrentes, et remplacer la duplication qui demande de modifier chaque ligne.
Excel, OpenOffice, LibreOffice… pourvu que votre fichier soit enregistré en .xlsx, ça marche.
Le fichier incrémente les lignes déjà présentes dans la Gescom.
Retrouvez toutes les infos, des modèles de tableur sur la page dédiée.

Du nouveau pour les factures fournisseurs que nous enregistrons en direct

Depuis le début de l’année, nous enregistrons les factures fournisseurs que nous saisissons en pièces jointes pour que vous puissiez les voir. Le pdf s’ouvre dorénavant en visu à côté de la pièce.

Pour bientôt…

• Les factures de situation, pour facturer à l’avancement des mises en production ou des chantiers
• Des modèles de facture, pour intégrer notamment des entêtes et pieds de page
• La possibilité de participer à des groupes experts pour apporter votre grain de sel dans l’écriture des spécifications de développement

Et quelques rappels :

• Filtrez vos pièces Gescom avec le « filtre sur pièces liées » pour avoir devis et toutes les factures afférentes
• Pensez à paramétrer vos notifications pour recevoir l’information de vos règlements clients et autres infos que vous jugerez utiles
• L’endroit le plus à jour pour l’état de vos règlements clients, c’est le détail des clients de votre tableau de bord (état de gestion)
• N’hésitez pas à aller voir le guide d’utilisation quand vous avez des questions… (c’est le point d’interrogation sur la page d’accueil)

L’équipe comptable se tient à votre disposition pour vous accompagner dans l’utilisation de louty

La fonctionnalité "Mailto" permettant d'ouvrir une application courriel pour transférer un lien vers une pièce (devis ou facture) à un client est désormais opérationnelle.
L'utilisation est intuitive. En appuyant sur le bouton "valider et imprimer" des différents devis et factures, est généré automatiquement un lien que vous pouvez intégrer à vos emails:

En cliquant sur « Envoyer un lien », vous pouvez générer automatiquement un email avec le texte prérempli et le lien vers le document téléchargeable:

Pour en savoir plus, vous trouverez ci-après le lien vers le guide utilisateur: https://appli.louty.net/Aide/User/Transmission.html