Chantier Système d'information Oxalis : bilan 2022 et projets 2023

: Publié le : 25 Février 2023; Mis à jour : 10 Décembre 2025

SI Système d'information

Faisons le point sur un chantier de longue haleine : organiser et développer le système d'information (SI) Oxalis !

C'est quoi déjà ce chantier SI ?

Lancé début 2022 pour deux ans (cf cet article Cominterne de février 2022 ), le chantier SI Oxalis porte 3 enjeux principaux pour la coopérative et ses coopérateurices :

Reprendre la main sur l'existant, c'est à dire l'ensemble du SI Oxalis et de ses outils actuels, et ce afin de faciliter son pilotage et de rendre plus lisible son fonctionnement ;
Enclencher des améliorations et des évolutions du système d'information Oxalis, sur la base de la Stratégie SI 2022-2023 (ici formulée) définie par le CA à l'automne 2021
Tenir compte des besoins de l'ensemble des utilisateurices d'Oxalis ainsi que de leurs attentes, et en les accompagnant au fur et à mesure des projets SI.

A la manoeuvre de ce chantier se trouve le Comité SI. Il se compose de 2 membres de l'équipe structure (pour le pilotage global et la coordination opérationnelle) et de plusieurs entrepreneur·es spécialisé·es dans les métiers du numérique, de l'informatique et de l'expérience utilisateur (pour l'expertise technique). Et un administrateur référent SI suit de manière régulière ses travaux.

Il ressemble à quoi déjà le système d'information Oxalis ?

Le SI d’Oxalis se compose de plein d'outils informatiques et numériques différents, dont le fonctionnement est géré indépendamment les uns des autres. On y trouve des outils de gestion (Louty, coopRM...), de communication (le site Oxalis, le média ComInterne, les mailing listes...) et de collaboration (stockages cloud, agendas, pads, canaux de chat...).

Voici un schéma plus détaillé du SI d'Oxalis :

Schéma général du SI Oxalis - avril 2022

C'est le moment du bilan de l'année 2022

Pour rappel, le chantier SI pour 2022 avait pour objectif de mettre en place le fonctionnement du Comité SI et de prioriser son action sur 3 ou 4 projets parmi ceux identifiés, avec un budget annuel de 45 000 €.

Et voici le bilan projet par projet de ce qui s'est passé en 2022 :

Stockage de fichiers en cloud
=> les données et services de 2 serveurs Nextcloud (celui du CA, celui du collectif Qui Plus Est et de l'équipe structure) ont été migrés sur un unique nouveau serveur début avril 2022 (réalisation par Lydra). Et il y a eu bascule sur un accès unique (SSO- Single Sign on) mis en place pour ce cloud, le pad, et le chat (géré par Indie Hosters).
Assistance à l'usage informatique (parfois appelé "helpdesk") - L'enjeu était de concevoir puis organiser un dispositif d'assistance usage informatique pour toute la coopérative (en partant de ce qui existe déjà et en collectant les besoins non couverts).
=> Plusieurs versions de projet ont été successivement étudiées durant l'année, avant d'arriver à pouvoir lancer une phase de collecte des besoins grandeur nature via le test qui va se dérouler au printemps 2023.
COOPRM - L'objectif était d'étudier les 2 scénarios moyen terme concernant l'évolution de notre progiciel de gestion intégrée (parfois appelé ERP de l'anglais Enterprise Resource Planning) : soit rejoindre une solution mutualisée avec d’autres CAE, soit poursuivre avec le coopRM et réinvestir fortement dans cet outil (développé spécifiquement par Oxalis en 2017 et qui aurait besoin d'un gros nettoyage et de quelques développements pour bien rouler ces prochaines années).
=> Au vu de l'étude approfondie menée par Christophe Bellec et Stéphane Soulet, le Comité SI a décidé... qu'il était urgent d'attendre ! Les solutions mutualisées ne répondent pas à nos besoins pour le moment mais sont en pleine évolution à horizon 2-3 ans. Il est plus pertinent de rester en veille à moyen terme, et de faire un investissement modéré sur le coopRM qui sera entrepris dès début 2023.
RGPD (règlement général sur la protection des données : démarche réglementaire européenne destinée à protéger les données personnelles des utilisateur-es internautes) - L'objectif était de déployer cette démarche dans Oxalis (au niveau de la structure comme des activités des entrepreneur·es).
=> L'année 2022 a permis de boucler un projet "Kit d'info RGPD" démarré en 2020, de mieux comprendre les implications de la mise en place de la démarche RGPD (c'est plus un sujet "organisation du travail" que "outillage informatique", qui ne sera plus piloté par le Comité SI) et de repérer les actions prioritaires (sensibiliser toute la coop au RGPD grâce au Kit, et accompagner les activités qui utilisent le plus de données personnelles / sensibles).
Stockage de fichiers en cloud (bis) - L'objectif de cet autre volet était d'étudier la possibilité d'étendre la mutualisation de Nextcloud à toute la coopérative.
=> Un sujet non étudié en 2022 mais qui reste pertinent par rapport aux ambitions du chantier SI global
Site internet Oxalis - L'enjeu était d'étudier la pertinence d'une refonte complète de notre site internet (sur la forme et sur le contenu).
=> La refonte de la page d'accueil (partie la plus urgente à mettre à jour) s'est terminée en mars 2022. Pour le reste le choix a été fait d'attendre (projet non prioritaire pour l'instant).

Au global l'année 2022 a permis au Comité SI de « trouver ses marques », avec une réappropriation progressive du SI Oxalis et de ses différents outils. La plupart des projets ont été menés en phase d'étude ou de conception, ce qui fait que le coût final 2022 du chantier SI s'est élevé à 6000 €.

Les membres du Comité SI tirent un bilan très positif du fonctionnement de cette 1ere année, avec une vraie plus-value collective à associer des membres équipe structure "généralistes" et des entrepreneur-es "spécialistes". Ca a permis de débroussailler en réunion des sujets / projets SI en croisant différents regards, puis d'apporter une expertise très utile pour leur mise en oeuvre dans la foulée.

Quels sont les projets prévus pour 2023 ?

Sur la base du bilan 2022, la réunion du Comité SI du 1er février a permis d'établir les projets et actions prioritaires pour l'année 2023, c'est parti !

Aide informatique (alias Aidinfo, le nouveau nom du projet Assistance à l'usage informatique) - C'est le projet phare de l'année (budget alloué de 20 000 €), qui va se dérouler en 3 phases :
- Expérimentation du dispositif d'aide informatique et de collecte de besoins pendant 2 mois (mars à mai) à l'échelle de toute la coopérative - tout est expliqué dans cet article Cominterne
- Analyse des résultats de l'expérimentation et identification de scénarios permettant la pérennisation de la fonction d'un dispositif adapté (sur le plan technique et financier)
- Choix d'un scenario et mise en route de ce dispositif... si sa pertinence est validée
Louty - Cet outil majeur du SI Oxalis fait régulièrement l'objet de retours et insatisfactions des entrepreneur-es. Il rentre en 2023 dans le champ de suivi et d'action du Comité SI, qui va apporter un appui à Françoise Tallon (référente Louty pour Oxalis) sur deux volets identifiés :
- former un binome avec une personne ressource technique, pour recenser plus précisément nos différents besoins et en discuter plus directement avec l'équipe Louty ;
- affiner notre stratégie pour mieux pousser nos sujets prioritaires à Oxalis pour les évolutions de Louty, mais aussi étudier de possibles solutions alternatives à Louty à moyen terme
CoopRM - Réinvestir dans notre outil pour optimiser son fonctionnement dans les 2-3 années à venir. Un budget de 15 000 € est prévu pour une remise à jour logicielle, l'amélioration de fonctions existantes et le développement de nouveaux modules avec un impact positif rapide (ex. signature électronique des documents, module alertes, interface dépôts de fichiers, parcours coopérateurice, événements,...)
Sujet de fond : améliorer la recherche d'information globale dans nos différents outils (réflexion à mener autour d'outils de type wikis, gares centrales, bibliothèques)
Sujet de fond : réfléchir sur une projection globale / ambition à 5 ans de notre système d'information (enjeu : éclairer nos choix et projets SI actuels pour y intégrer des orientations à moyen-long terme)
... et peut-être que d'autres projets SI verront le jour en 2023 si des besoins majeurs apparaissent !

A noter que la composition du Comité SI change en 2023 :

Membres actifs	Fonction	Rôle(s)
Christophe Bellec	Coordinateur SI	Animation Comité SI
Timothée Gosselin	Membre entrepreneur·e
Thomas Michel	Membre entrepreneur·e
Antoine Martin	Membre entrepreneur·e	Référent expérience utilisateur (prend le relais de Margot Nadot)
Nicolas Olivier	Membre entrepreneur·e
Alice Pénet	Directrice générale	Lead Comité SI
Stéphane Soulet	Membre entrepreneur·e