Tout ce qu'il faut savoir sur l'un des chantiers majeurs 2022 : organiser et développer le système d'information Oxalis !

Vous connaissez sans doute l'expression "serpent de mer" : c'est un projet bien identifié, dont on reparle régulièrement, qu'on a tenté une ou deux fois de mener à bien... mais qui coince à un moment et s'arrête en cours de route.
Eh bien à Oxalis dans cette catégorie il y a l'organisation du système d'information de la coop ? ? !

Bon il faut dire que c'est un sujet plutôt complexe... mais il en faudrait plus pour se décourager car nous avons vraiment besoin d'un système d'information qui fonctionne bien, au niveau de chaque coopérateur·e comme pour toute la coop.
Bonne nouvelle : les planètes sont de nouveau alignées pour avancer ensemble sur ce projet... alors c'est parti pour lancer le chantier Système d'information Oxalis !

Contexte et enjeux du chantier SI

Le système d’information (SI) d’Oxalis est actuellement composé de plein d'outils différents, dont le fonctionnement est géré indépendamment les uns des autres. On y trouve des outils de gestion (Louty, coopRM...), de communication (le site Oxalis, le média ComInterne, les mailing listes...) et de collaboration (stockages cloud, agendas, pads, canaux de chat...).

Il existe parfois des logiciels différents pour un même type d'outil, et souvent les modalités d'accès (identifiant & mot de passe) sont spécifiques à un outil... Et il y a peu d'interfaces ou de connexions entre eux.

Il ressemble à quoi, le système d'information Oxalis ?

 C'est une photographie qui montre les principaux outils actuellement utilisés dans Oxalis. Mais çe ne veut pas dire que tou·tes les oxalien·nes ont besoin d'utiliser tous ces outils ? ! D'autres schémas par catégorie d'utilisateur·e sont d'ailleurs prévus prochainement.

Ces différents outils sont gérés de manière séparée, ce qui aboutit à une absence de vision et de conduite globale du SI Oxalis. C'est un souci dans le fonctionnement au quotidien et pour penser les évolutions futures. Cette situation n’est pas nouvelle, elle est liée à l’histoire de la coopérative : il n’y a jamais eu de « fonction SI » organisée (ou en d'autres mots, pas de "service informatique").

Les actions de gestion, de support ou de développement informatiques sont menées par diverses personnes selon leur dispo ou leur compétence, de manière plus ou moins formalisée. Tout ça arrive à fonctionner

Ce constat est bien repéré depuis plusieurs années, mais ça a pris du temps à mûrir car c'est un gros chantier , difficile à "attraper" : il faut l'envisager dans son ensemble pour que ce soit vraiment efficace et que cela tienne dans la durée.

Mais ça y est nous y sommes ?

Le lancement du chantier SI a été validé lors de la réunion de CA du 30 septembre 2021 : le chantier SI Oxalis vient de démarrer en janvier, et pour une durée de 2 ans ! ? Célébration !

Il y a trois enjeux principaux identifiés :

• Reprendre la main sur l'existant, c'est à dire l'ensemble du SI Oxalis et de ses outils actuels, et ce afin de faciliter son pilotage et de rendre plus lisible son fonctionnement ;
• Enclencher des améliorations et des évolutions du système d'information Oxalis, sur la base de la Stratégie SI 2022-2023 définie par le CA lors de cette fameuse séance du 30/09/2021
• Tenir compte des besoins de l'ensemble des utilisateur-es d'Oxalis ainsi que de leurs attentes, et en les accompagnant au fur et à mesure des projets SI.
  
  

Pilotage du chantier : le Comité SI est aux manettes

La mise en oeuvre de ce chantier SI s'appuie sur les acteurs et actrices suivant·es :

• Le Conseil d'administration fixe les orientations et évalue. Quelle est la stratégie SI ? Les principaux projets ? Le budget du chantier ? Il s'agit aussi de suivre de manière régulière que ces éléments sont bien respectés, grâce au suivi d'un administrateur référent SI.
• La directrice générale est responsable de la mise en oeuvre. Elle s'appuie pour cela sur...
• Un groupe de pilotage : le Comité SI. Celui-ci rassemble un coordinateur opérationnel et plusieurs entrepreneur-es Oxalis spécialisé·es dans les métiers du numérique, de l'informatique et de l'expérience utilisateur.
• Des prestataires pour chacun des projets. Ils seront choisis par le Comité SI qui veillera aussi à solliciter l'avis des utilisateur·es directement concerné-es par le projet.
  
  

Le Comité SI est désormais constitué, voici sa composition : 

	Membres actifs	Fonction	Rôle(s)
	Christophe Bellec	Coordinateur SI	Animation Comité SI
	Timothée Gosselin	Membre entrepreneur·e
	Thomas Michel	Membre entrepreneur·e
	Margot Nadot	Membre entrepreneur·e	Référente expérience utilisateur
	Nicolas Olivier	Membre entrepreneur·e
	Alice Pénet	Directrice générale	Lead Comité SI
	Stéphane Soulet	Membre entrepreneur·e

	Membres invités	Fonction	Rôle(s)
	Timothé Bronkhorst	Administrateur référent SI

Plusieurs projets majeurs identifiés à prioriser

Le Comité SI est en charge de gérer un budget de 45 000 € pour 2022 pour dérouler un certain nombre de projets SI qu'il est en train de prioriser parmi ceux ici listés :

• Stockage de fichiers en cloud - Plusieurs instances et groupes au sein d'Oxalis mutualisent des espaces cloud de stockage de données avec la plateforme Nextcloud : le CA sur un serveur, l'équipe structure et le collectif Qui Plus Est sur un autre. Le projet consiste à migrer toutes les données sur un serveur unique (projet démarré, objectif visé fin mars) pour faciliter l'administration et le partage de documents. Cette migration pourra servir par la suite à tester une offre de cloud mutualisée à destination des entrepreneurs et entrepreneuses.
  
  
• Assistance à l'usage informatique (parfois appelé "helpdesk") - C'est un gros projet car les 270 travailleur·es d'Oxalis ont des besoins et questions informatiques très (très) variés. L'enjeu est de faire une étude de dimensionnement (avec une enquête précise sur les besoins des utilisateur·es pour faire émerger les sujets communs et prioritaires) et une mise en place progressive de ce dispositif d'assistance.
  
  
• COOPRM - développé spécifiquement par Oxalis voici 5 ans, notre progiciel de gestion intégrée (parfois appelé ERP de l'anglais Enterprise Resource Planning) fonctionne mais aurait besoin d'un gros nettoyage et de quelques développements pour bien rouler ces prochaines années. Mais dans d'autres CAE il existe des outils similaires (existants ou en cours de déploiement), ça pourrait être judicieux pour Oxalis de choisir une solution mutualisée... mais en s'assurant qu'elle réponde bien à nos besoins : il faut donc étudier ça de plus près.
  
  
• RGPD (règlement général sur la protection des données) - Cette démarche réglementaire européenne est destinée à protéger les données personnelles des utilisateur-es internautes. Il s'agit de déployer cette démarche dans Oxalis au niveau de la structure, mais aussi des activités des entrepreneur·es, et on est un peu en retard...
  
  
• Stockage de fichiers en cloud (bis) - C'est une autre étape à moyen terme par rapport au projet à court terme décrit ci-dessus. Tou·tes les travailleur·es de la coop ont besoin de stocker leurs données de manière sécurisée. Alors serait-il intéréssant d'étendre la mutualisation de Nextcloud à toute la coopérative ? Question à étudier de près.
  
  
• Site internet Oxalis - Notre site actuel commence à faire son âge : il date de 2012, ce qui est très vieux à l'échelle de l'évolution du web. Le projet vise à en faire une refonte complète (sur la forme et sur le contenu). A noter qu'une première étape est déjà enclenchée avec la refonte de la page d'accueil du site, en lien avec le chantier Révéler sur la proposition de valeur Oxalis (on vous en parle plus en détail dans quelques jours).
  
  
• ... et ce sont ici simplement les projets majeurs : d'autres projets SI plus petits seront également menés ces prochains mois.
  
  

Affaire à suivre... sur ComInterne et sur vos ordis

Le Comité SI a tenu sa 1ère journée de réunion le 18 janvier à Paris (et en visio), et dans la foulée continue avec 2 réunions de travail de deux heures entre fin janvier et mi-février.

Gardez bien à l'oeil notre média ComInterne ces prochains mois, des infos régulières vous seront transmises sur l'avancement du chantier et la mise en oeuvre des différents projets SI (#Chantiers/SI). Alors à bientôt pour la suite !