D’octobre à novembre 2024, nous avons recueilli vos retours sur l’accompagnement aux marchés publics à travers un questionnaire. Vous avez été 42 à répondre (dont 5 pour le compte d’activités collectives), un chiffre qui montre l’intérêt et l’importance de ce sujet au sein de notre coopérative. Un grand merci pour votre mobilisation 💪 !

Voici une synthèse des points forts que vous nous avez partagés, mais aussi des pistes d’amélioration pour aller encore plus loin.

Les atouts qui ressortent

• L'un des atouts majeurs réside dans la mutualisation des ressources administratives. En centralisant les documents administratifs essentiels et à jour (tels que Kbis, attestations et assurances), Oxalis permet un gain de temps significatif pour les entrepreneur.es. Bien que l'accès à ces documents puisse être amélioré, cela reste un soutien précieux pour celles et ceux qui se lancent dans des réponses à des marchés publics.
• La crédibilité et la robustesse de la coopérative est un autre point clé. Grâce à un chiffre d'affaires collectif solide (entre 10 et 12 millions d’euros pour 250 membres) et à des certifications reconnues comme OPQBI et Qualiopi, Oxalis jouit d'une image professionnelle rassurante qui favorise l’obtention de marchés, parfois difficilement accessibles pour des entrepreneur·ses seul·es.
• Le soutien humain et technique apporté par Oxalis est également apprécié. Les répondant·es soulignent la disponibilité et l’expertise des personnes ressources qui offrent un accompagnement précieux, apportant des réponses aux questions techniques et administratives. Ce soutien, qu'il soit moral (et on en a souvent besoin!) ou technique, constitue un véritable levier pour comprendre les subtilités des marchés publics.
• Enfin, la possibilité de travail collaboratif au sein du réseau interne est un atout majeur. L'accès à un vivier de compétences et la flexibilité d'organiser des réponses collectives permettent à des entrepreneur·ses de combiner leurs forces et d’aborder des projets d’envergure avec plus de sérénité.

Ce qu’on peut encore améliorer

• Malgré ces atouts, plusieurs pistes d’amélioration ont été identifiées, notamment autour des délais et de la gestion des dossiers. Le stress lié aux délais serrés et la dépendance à une seule personne pour le dépôt des dossiers sont des points de friction majeurs. Les répondant·es ont mentionné des erreurs liées à des dépôts tardifs ou des oublis, ce qui engendre des pertes de marchés. Il semble donc nécessaire de réduire cette dépendance et de mettre en place un système plus souple permettant à d'autres membres expérimentés de participer aux dépôts et aux signatures des documents (NB : entre l’envoi du formulaire et aujourd’hui, afin d’améliorer cette situation, Damien LEFROU a été missionné pour renforcer l’équipe pour les réponses et suivis des marchés publics. Il est opérationnel depuis octobre 2024 et nous constatons déjà une amélioration dans la rapidité des réponses apportées. Vous nous avez également fait des retours positifs sur l’arrivée et le rôle de Damien).
• La complexité et lourdeur des processus internes à la coopérative est également un frein. La diversité des outils et des procédures, parfois perçue comme peu intuitive, entraîne des difficultés dans l’organisation des réponses. Une clarification des étapes et une simplification des processus s’avèreraient bénéfiques pour faciliter la navigation au sein des démarches administratives.
• Un autre point d’amélioration concerne le manque de clarté et de visibilité. Plusieurs entrepreneur·ses ont exprimé le besoin de mieux comprendre les étapes à suivre et d’avoir des outils plus simples et accessibles, tels que des check-lists ou des modèles de réponses. Ces éléments pourraient faciliter la gestion des dossiers et la coordination des équipes.
• Enfin, la communication et le suivi post-dépôt laissent parfois à désirer. Le manque d'accusé de réception ou de retour rapide sur les dossiers déposés entraîne des incertitudes qui peuvent décourager les entrepreneur·ses. Il serait donc utile de mettre en place un système permettant un suivi plus transparent et réactif des réponses envoyées, avec des confirmations de dépôt automatiques.

Si vous souhaitez une analyse plus approfondie des résultats de l’enquête, voici un lien vers un document externe https://cloud.oxalis.coop/s/FBMk2XZmi2FX5cg

Planning des actions à venir :

1er semestre 2025 :

• Prendre contact avec des personnes intéressées pour contribuer au processus et structurer un groupe de travail ;
• Première réunion du groupe de travail (GT) pour partager les résultats de l’analyse, le plan d’action proposé, et initier les premiers pas du processus d’amélioration. L’objectif est aussi d’évaluer l’émergence d’autres sous-groupes qui pourraient approfondir des aspects spécifiques ;
• Réunion d’échanges de pratiques pour discuter des bonnes pratiques et des expériences réussies, constituer un réseau apprenant.

2ème semestre 2025 :

• Mise à jour de la fiche technique des marchés publics en fonction des retours et des besoins identifiés ;
• Objectif de créer une formation "Marchés publics" qui serait proposée à partir de 2026 afin de renforcer les compétences des membres sur les aspects clés des marchés publics.
• Travail sur la posture de “chef.fes de projet” à partir de 2026, avec un focus sur les compétences et la responsabilité dans la gestion de projets collectifs.

A noter que ce planning des prochains pas pourra être amené à bouger selon les priorités des différents sujets émergents au fil de la démarche.

En conclusion

Vos 42 réponses montrent que l’accompagnement aux marchés publics repose déjà sur des bases solides, mais il y a toujours des marges de progression, et vos suggestions sont précieuses pour nous permettre d’aller encore plus loin.

Merci encore pour votre participation ! Si vous avez d’autres idées ou si vous souhaitez être impliqué·e dans les entretiens à venir, n’hésitez pas à le faire savoir.

Ensemble, nous continuons à construire des pratiques adaptées à vos besoins.

Quentin Morise et Sandrine Greze