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Notes de frais dématérialisées & facturation électronique - Des évolutions dès l'automne

La dématérialisation des notes de frais faisait partie de ces évolutions que les entrepreneur-es attendaient depuis si longtemps qu'elles semblaient presque légendaires. Pourtant, cette fois, c'est bien réel : fini les tickets qui disparaissent mystérieusement et les enveloppes remplies de justificatifs.

Associée à l'arrivée progressive de la facturation électronique, cette nouveauté va transformer votre gestion administrative au quotidien. Moins de papier, moins de saisie, moins de stress... et davantage de temps pour vous concentrer sur votre activité. 

LE PLANNING DES EVOLUTIONS A VENIR

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LA DEMATERIALISATION DES NOTES DE FRAIS 

Pour que cette évolution réponde au mieux à vos besoins, notre coopérative s'est portée volontaire comme coopérative pilote aux côtés de trois autres structures pour déployer la solution Louty dédiée à la dématérialisation des notes de frais.

L'objectif : vous proposer un outil simple, efficace et adapté à vos pratiques, afin de rendre la gestion de vos frais aussi fluide que possible.

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LA REFORME DE LA FACTURATION ELECTRONIQUE

Obligatoire pour toutes les entreprises (de la micro à la grande entreprise) ASSUJETTIES à la TVA en France. Elle consiste à RECEVOIR ET EMETTRE les factures et avoirs au FORMAT ELECTRONIQUE et transmettre automatiquement les données fiscales à l’administration. Pourquoi ? Pour lutter contre la fraude fiscale, améliorer la compétitivité des entreprises, simplifier les déclarations de TVA, suivre l’activité économique en temps réel.
 

C’EST QUOI UNE FACTURE ELECTRONIQUE ?

✔ Une facture au format spécifique, dématérialisé et structuré -> PDF + XML
✔ Transmise obligatoirement à l’acheteur via une plateforme agréée (PA)
✔ Contenant des données obligatoires -> mentions actuelles + 4 nouvelles :
          • SIREN de l’acheteur -> La clé de transmission !
          • Type d’opération : ventes de biens, prestations de services ou mixte
          • Adresse de livraison si différente de l'adresse de facturation
          • Option TVA sur débits (à la facturation) pour le vendeur (si choisie)
 

TRANSMISSION D’UNE FACTURE ELECTRONIQUE

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COMMENT VA-T-ON RECEVOIR LES FACTURES ?

✔ Transmission préalable au fournisseur d’un code d’adressage :
• Spécifique à l’activité
• Contenant le SIREN d’Oxalis
• Transmis bientôt par la structure
 
✔ Tout se passe sur nos outils :
• Pas de connexion à la plateforme agréée
• Téléchargement et visualisation des factures depuis nos outils
• Identification de l’activité grâce au code d’adressage (ou à défaut, au mail de contact)

 
✔ Évolution dans le suivi de l’état des factures :

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QUE PEUT-ON DÉJÀ SAVOIR SUR L’EMISSION DES FACTURES ?

🟩 Les principaux volets de la réforme :

⚙️ Facturation électronique ou E-invoicing (transmission des données de facturation) :

Pour qui ? Pour quoi ?
• Ventes soumises à la TVA à des entreprises françaises assujetties à la TVA -> B2B France

⚙️ E-reporting (transmission des données de transaction) :

Pour qui ? Pour quoi ?
• Ventes à des particuliers, des associations non lucratives -> B2C
• Transactions avec des entreprises étrangères -> B2B hors France
• Opérations exonérées de TVA -> formation (à clarifier), santé, banque, assurance…

Quelle différence avec la facturation électronique ?
• Une facture « comme aujourd’hui »
• Aux données transmises par la comptabilité à l’administration

🟩 Qu’est ce qui va changer dans les habitudes ?

✔ Validation impossible sans les données obligatoires : Saisie du SIREN dans la fiche du client -> à penser dès maintenant !
✔ Impossibilité d’antidater une pièce -> cohérence avec la numérotation
✔ Suppression de l’action « validée et imprimée » avant confirmation
✔ Nouveau design des factures en cours chez Louty