Un beau graphique vaut parfois mieux que de longs discours : voici la courbe en montant des notes de frais qui arrivent à la compta par mois :
30% des notes de frais en montant sont reçues en décembre, et 30% des coopérateur·rice·s envoient plus d'un tiers de leurs notes de frais en € en décembre.
Des conséquences pour l’équipe structure et tous les coopérateur·rice·s
Ces retards dans la transmission des notes de frais génèrent plusieurs difficultés :
- Elise, qui traite les notes de frais, se retrouve surchargée par ce travail en période de clôture avec des conséquences en cascades
- L’ensemble des coopérateurs et pas seulement les retardataires en subissent les conséquences : retard sur le paiement des notes de frais de janvier et février, retard dans la saisie des règlements clients et donc dans la mise à jour de la trésorerie…
- Toute l’équipe comptable est retardée dans le traitement de la clôture : tant que les notes de frais ne sont pas saisies, d’autres éléments pour clôturer les activités sont bloquées : calcul de la contribution, de l’intéressement…
- Pour le service financier, cela entraine une difficulté à prévoir la contribution et donc le budget de la structure.
Rappel de la procédure
C’est pour éviter ces difficultés que nous vous demandons de respecter la règle. Vos notes de frais doivent nous parvenir régulièrement :
- Les frais relatifs à votre activité doivent nous parvenir au maximum à mois +3 : par exemple, les frais de janvier doivent obligatoirement nous parvenir avant le 30 avril. Au-delà, ils ne sont pas pris en compte et donc pas remboursés.
- Les frais pris en charge par la structure (modules accueil, séminaires, participation à certains groupes) doivent nous parvenir sous 30 jours. Au-delà, ils ne sont plus payés par la structure.
Il n’est pas nécessaire d’attendre d’avoir de la trésorerie pour éditer et envoyer vos notes de frais. C’est la comptabilité qui s’assure que la trésorerie est positive avant d’émettre le virement.
Vous trouverez sur le lien ci-après la fiche technique relative aux notes de frais (téléchargement d'un pdf de 282 Ko, mot de passe requis).
Des solutions à construire ensemble
La situation se dégradant d'année en année, si cette habitude perdure, nous nous verrons dans l'obligation d’appliquer la règle strictement…
Aujourd’hui, nous nous tournons vers vous pour trouver ensemble des solutions :
vous trouverez sur ce sondage que nous vous invitons tou.tes à compléter d'ici fin mai des propositions formulées par l’équipe. (ouverture d'un formulaire en ligne)