En ce début d’été, voilà un zoom sur le pole Gestion Compta.
Depuis l’article qui te donnait des nouvelles, l’équipe a bougé…
Christine nous a quitté fin mars, Laetitia fin avril, et nous avons recruté Valérie Gerfaud-Valentin fin avril. Tu l’as peut-être déjà rencontrée à l’AG. Elle s’occupe de la Gescom, des rapprochements bancaires et du suivi des clients.
Elle a facilement pris sa place dans l’équipe, et nous sommes heureux·ses d’accueillir son sourire et sa compétence !
Tu peux retrouver les coordonnées de l’équipe comptable et le qui fit quoi dans ce doc.

Louty nous permet de communiquer !

Tu l’as sans doute remarqué… nous utilisons les mémos pour te signaler des modifications faites sur tes notes de frais, ou des éléments manquants dans le formalisme de factures client par exemple.
Si nous te notifions des éléments dans les mémos, c’est pour que tu en aies connaissance et parfois que tu nous répondes.
Les notifications de ces mémos apparaissent sur ta page d’accueil. Tu as le choix de pouvoir aussi les recevoir par mail (si tu ne vas pas souvent sur Louty par exemple).
Si tu n’as pas encore fait le choix de mettre en place les notifications par mail, tu trouveras dans ce court document la marche à suivre.
Tu peux choisir chaque élément que tu veux recevoir par mail, n’hésite pas à explorer. Et si tu ne reçois pas encore les mémos gescom, notes de frais ou échanges internes, n’hésite pas : c’est simple à paramétrer et ça améliorera la fluidité entre nous.

On se met en route vers la réforme 2026 de la dématérialisation des pièces comptables… alors…

… Coté Gescom : Pense à inscrire tes dates de prestation ou de livraison dans les factures !

Nous avons remis l’accent sur la nécessaire conformité des factures clients et tu as pu voir arriver des demandes plus soutenues notamment concernant les dates de prestation/livraison, ou les adresses de chantier
Ce sont des mentions obligatoires : prends l’habitude de les inclure dans l’entête ou les lignes de tes factures !
Si tu as un memo te demandant cela, réponds dans le memo de la facture sans supprimer le texte de la demande.

… un avoir a forcément un motif !

Il est à inscrire dans l’entête de la pièce. Par exemple : « facture demandée à une autre adresse » ou « montant facturé erroné »…

… dans les fiches clients, pense au numéro SIRET de ton client

Il sera obligatoire pour les transmissions dématérialisées à venir.

… les perspectives coté Louty

Les interfaces Louty évolueront pour s’adapter à cette réforme. Louteam (c’est comme ça que l’équipe Louty se nomme) va se mettre au travail pour :

• Permettre une conformité technique des factures qui seront expédiées vers les plateformes (facture X)
• Prolonger la dématérialisation des factures fournisseurs par un traitement informatisé
• Puis aller vers un enregistrement et un traitement plus automatisé des frais.

On a fait évoluer le traitement des notes de frais

Avec l’arrivée de Laure en septembre dernier, nous avons recalé quelques traitements afin de fluidifier le travail de traitement des notes de frais (et donc bien sûr la rapidité du remboursement !).

S’il manque un justificatif (ou que tu as joint le bon de commande à la place d’une facture par exemple), dorénavant nous :
• Supprimons la ligne concernée
• T’en informons par mail en t’invitant à remettre la ligne dans une prochaine note de frais avec le justificatif
Bien sûr, si c’est la dernière note de frais de l’année, on te demandera de nous fournir le justificatif rapidement.

Si tu as récupéré de la TVA alors que le justificatif n’est pas au nom d’Oxalis, nous :
• Corrigeons ton enregistrement
• T’en informons dans le mémo
Si tu arrives à récupérer un justificatif au nom d’Oxalis, tu peux l’envoyer sur en précisant les numéros de la note de frais et de la ligne concernée.

Tu retrouveras toutes les règles des notes de frais dans la fiche technique. On la remet à jour régulièrement et c’est bien de la relire de temps en temps.

Tu y trouveras notamment :

• Un nouvel article pour enregistrer tes emballages
• La possibilité de passer en frais les services bancaires si tu as un compte bancaire personnel dédié aux frais relatifs à ton activité
• Les conditions pour passer en frais des boissons ou encas pris lors de tes déplacements, etc…

Du nouveau pour les achats de vélos

La règle fiscale demande que nous passions en investissement tous les achats de véhicules de transport, et donc les vélos, même s’ils font moins de 500€HT.
Dorénavant la règle des investissements s’applique pour tous les achats de vélo (Facture à l’adresse du siège d’Oxalis, note de frais séparée).
La fiche technique vélo a été mise à jour.

De nouveaux rapports de gestions à disposition

Tu l’as peut-être remarqué… 2 rapports de gestion ont fait leur apparition dans la liste disponible :
• NFR_U_Réglements Frais : Il te permet de voir à quoi correspondent les virements que tu reçois
• NFR_U_Lignes_achats : il te permet par exemple de traiter les données de tes notes de frais pour calculer des couts en fonction de tes marchés ou de tes branches d’activité.
Si tu veux aller plus loin pour calculer des marges, tu peux extraire tes données de vente avec VTE_G_Liste détaillée ventes, articles, clients

Toute l’équipe comptable te souhaite un bel été !