Déjà de qui parle-t-on ?

Sandrine, Damien, Bastien, et Asma font partie du pôle administratif et juridique.

Que font-ils ?

Nous traitons les sujets suivants :

• L’Organisme de formation,
• Les Assurances,
• La Logistique de tous les évènements (les séminaires équipe, la Bigre Rencontre, les réservations pour les collègues de l’équipe, les conseils d’administration etc…)
• Les réponses aux Marchés Publics
• L’accueil téléphonique
  
  

Le pôle administratif est un service support aux coopérateur.ices mais il prête également main forte aux autres pôles de l’équipe : au pôle social/paie pour la gestion de la médecine du travail et également au pôle compta pour les suivis clients douteux...
 

Plus précisément voici comment nous sommes organisés

1. Marchés Publics : / Asma et Sandrine.

Nous réceptionnons toutes vos demandes, et vous informons également de chaque courrier de notification que l’on reçoit pour vous.
 

2. L’Organisme Formation :   / Asma, Damien et Sandrine.

Asma saura répondre vos demandes de gestion des dossiers OPCO qui est chargé de saisir et de suivre vos dossiers sur les plateformes dématérialisés : Les OPCO, Kairos, et Carif-Oref. Et elle a pour mission d’assurer le contrôle des conventions

Damien est le référent EDOF mais aussi le référent pédagogique interne et externe. Il assure le support technique de Dendreo, c’est lui qui saura le mieux vous répondre pour toutes questions sur cette plateforme.

Sandrine a pour mission de contrôler les actions de formations des entrepreneurs selon le référentiel, c’est elle aussi qui est en relation commerciale avec les organismes de formations externe. Et elle est en charge de co-animer avec Damien le groupe des formateur.ices.

3. Les Assurances : Asma / Bastien / Sandrine

Asma a pour mission de gérer le suivi :

• De la flotte automobile (contraventions, sinistres…)
• Des locaux pour vos activités : bilan annuel, suivi des contrats,

Sandrine est en charge du suivi :

• Des sinistres pour toutes les autres assurances
• De tous les contrats avec les courtiers en assurance
• Recherche l’assurance adaptée à l’activité de chacun.e

Bastien classe et archive sur le COOPRM les documents, et s’occupe également des affectations assurances des entrées et de résilier les sorties, la saisie annuelle adresse chantiers EUROMAF
 

4. Suivi Client – Douteux (Avec le pôle compta) : Asma / Christine / Sandrine

Asma est la 1^ère personne vers qui l’on va se rapprocher pour les 1ères relances clients en cours d’année.

Christine de l’équipe compta, suit principalement les clients douteux (répartit avec Sandrine)

Sandrine gère et traite les dossiers litigieux, et les démarches au tribunal quand nécessaire.
 

5. Gestion des contrats commerciaux : Asma / Sandrine

La lecture, le contrôle, la signature, le renvoi, et l’archivage des contrats commerciaux, et conseils si besoin de clarification pour écrire les limites d’une offre.
 

6. Agréments : Sandrine

Sandrine est en charge du suivi des échéances et des anticipations de préparation des dossiers.

 
Et au vu de toutes ces activités, le Pole Administratif est en recherche d'une 5ème personne pour venir renforcer l'équipe d'ici quelques semaines.

S’il vous reste encore des questions, n’hésitez pas à nous contacter ! Nous aurons le plaisir de vous rencontrer durant la journée coopérative du jeudi 8 juin 2023 !

Sandrine Greze, Responsable administrative et juridique