Suite au flux trop important de pièces comptables reçues fin 2021, nous vous avions proposé de répondre à un sondage pour nourrir le travail d’un groupe de travail sur la question de la gestion des notes de frais.

Les retours du sondage : Les coopérateurices veulent d’abord de la pédagogie et des rappels.

Sur les 30 répondants, 70% de ceux qui ceux sont exprimés ne souhaitent pas que la règle actuelle soit appliquée…

84% estiment qu’un accompagnement plus fort par des mails de rappels ciblés aideraient les retardataires et 60% accepteraient que les retardataires de fin d’année contribuent financièrement.

Plusieurs coopérateurices ont évoqué la mise en place de solution de saisie des notes de frais par scan via le téléphone. Louty travaille actuellement sur la mise en place d’un tel outil. Le déploiement se fera par étape et nous pouvons espérer proposer cela dans les années à venir

2022 : une année pour communiquer et tester avant un vote en AG en 2023

Après analyse de ces résultats, le groupe de travail a conclu qu’avec le délai actuel de trois mois pour remettre les notes de frais il est difficile de faire des relances régulières et pertinentes. Les dates de paiement et de remises basées sur les xièmes jeudis du mois peuvent également apporter de la confusion. Enfin la règle était difficilement applicable car elle faisait porter au service comptabilité un rôle de sanction.
Il a donc été décidé de répondre à cette situation en 2 temps.

Les propositions mises en place dès 2022 : de la pédagogie et un changement dans les dates de virement

• Les coopérateurices doivent être à jour de leurs notes de frais chaque trimestre :
  • Les notes de frais du premier trimestre doivent être déposées avant fin avril, celles du second trimestre au plus tard fin juillet. Les coopérateurs auront jusqu’à fin octobre pour déposer les frais du troisième trimestre et jusqu’au 11 janvier 2023 pour les frais du dernier trimestre.

• La structure enverra deux mails de rappel trimestriel : Un en amont : « Pensez à faire vos frais ! » et un après l’échéance pour relancer les retardataires

• Échéance d’envoi des notes de frais et paiement mensuel :
  • Désormais pour être payés le 30 du mois, les notes de frais et leurs justificatifs afférents doivent être envoyés avant le 15.
  • Les avances se feront au 15 du mois.

Vous trouverez ici la procédure mise à jour 

A noter : Les changements d’échéance dès cet été !

Au mois de juillet le dernier paiement de frais a eu lieu le 21 juillet.

En août, les avances se feront le 4 août. Le paiement des notes de frais aura lieu le 30 août au lieu du 3ème jeudi du mois.

A partir de septembre les avances se feront les 15 du mois, les paiements des notes de frais auront lieu tous les 30 du mois.

Tous vos collègues de l’équipe structure comptent sur vous pour respecter les process et rendre vos notes de frais dans les délais !

En 2023, on fixe une règle applicable

Une résolution sera proposée au conseil d’administration puis à l’AG quant à une compensation financière pour les retardataires trimestriels. La règle validée collectivement sera alors opposable, et l’équipe sera en mesure de la faire respecter.

Par ailleurs, nous savons que certain·e·s entrepreneur·e·s ont des difficultés à réaliser les tâches administratives. Si certain·e·s d’entre vous sont disponibles pour proposer des prestations administratives, n’hésitez pas à vous manifester dans les commentaires ci-dessous !